「選択リスト」項目が更新されるまでの経過時間を算出したい

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【要望】
ある「選択リスト」項目が選択された時間から、次のものに変更されるまでの経過時間を知りたい。

 


【どういったケースに多いか?】

一番多いケースだと、何かのフェーズ分けとして「選択リスト」項目を作っている場合です。例えば、発注フェーズであれば「見積もり依頼」→「見積もり確認」のようなフェーズになりますし、開発フェーズであれば「要件定義」→「基本設計」といったように、現状の進度を表す「選択リスト」項目に多いでしょう。

 


【解決法】

簡潔にまとめれば、「選択リスト」項目を最後に更新した日時を出して、そこから、現在の時間を引き算すれば、どれくらい時間がたったのか見ることが出来ます。
手順としては、以下のようになるでしょう。

①更新日時の項目作成
まず、選択リストの更新日時を示す「日付・時間」項目を作成します。
これは、経過時間を知るための計算に必要な値を得るためです。また、この項目は各フェーズごとに用意する必要があるので、多量になります。従って、ページレイアウト上に出す必要はないでしょう(ページレイアウト上に出さなくても、計算は出来るためです。以下同様)。

②変更日時を自動入力にする
次に、①で作成した「日付・時間」項目に、「選択リスト」項目を変更した際の日時を入力します。
しかし、「選択リスト」を変更するたびに、入力するのは手間でしょう。
そこで、この部分を「選択リスト」の変更に連動した、自動入力にすることをお勧めします。
自動入力は、ワークフローの作成によって可能になります。ワークフロールールとワークフローアクションは以下の通りです。
<ワークフロールール>
[評価条件]:[作成されたとき、および編集されるたび]
[ルール条件][数式の評価が true になる]
[数式]:ISPICKVAL( 「日付・時間」項目のAPI “「選択リスト」のフェーズ名”)

<ワークフローアクション>
[更新する項目]:「日付・時間」項目
[新規項目値の指定]:[数式を使用して新しい値を設定する]
[数式]:Today()

このように、各フェーズ一つ一つ作っていきます。作る数量は多く感じるかもしれませんが、同じことの繰り返しなので、数分で作成し終えられることでしょう。

③経過時間を入力する項目の作成
先に、実際に計算する数式ではなく、計算結果がでてくる「数値」項目を作成しておく必要があります。④で説明をしますが、計算はワークフローにて行いますので、その結果を出す「ハコ」を先に作っておく必要があるのです。
経過時間項目の作成方法は、一般的なカスタム項目と同じです。データ型を「数値」に設定し、各フェーズ分作成します。

④経過時間の自動計算
経過時間は、ワークフローを使って計算します。
ワークフロールールとワークフローアクションは以下の通りです。また、各企業によってフェーズの呼称は異なると思いますので、以下では、フェーズの順序がわかりやすいように「前フェーズ」と「後フェーズ」のいう呼び名で通します。どちらも「選択リスト」項目の中のフェーズで、前後関係のあるフェーズです。
<ワークフロールール>
[評価条件]:[作成されたとき、および編集されるたび]
[ルール条件][数式の評価が true になる]
[数式]:IF ( ISPICKVAL( PRIORVALUE(選択リストAPI) , “前フェーズ”) && ISPICKVAL(「選択リスト」API , “後フェーズ”) , true, false)

<ワークフローアクション>
[更新する項目]:経過時間項目(③の入力用の「ハコ」)
[新規項目値の指定]:[数式を使用して新しい値を設定する]
[数式]:Today() – 前フェーズAPI

このように、「選択リスト」が次のフェーズに更新された時に、計算される仕組みを作っておくことで、経過時間を簡単に知ることが出来ます。

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