これを見ればわかる!セールスフォースの基本ワークフロー

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<ワークフローとは?>

ワークフローは、簡単にいえば、「本来手作業でやるものを、自動化する仕組み」です。

具体例として、「契約期限が切れそうな案件」を挙げてみます。
ある企業では、契約期限が切れそうな案件は、期限の3日前までに「契約更新のご案内」を顧客に送るようにしています。

しかし、抱えている顧客数に対して、社員が一人一人に通知を作成していては、効率が良くありません。
そこで、「契約期限の3日前にメールが自動送信される」ワークフローを作成します。

これによって、契約成立時に期限日さえ入力していれば、「契約更新のご案内」が自動的に顧客に送られます。
このように、ワークフローは作業を自動化し、業務の効率化を図ります。

 

<ワークフローで何ができる?>

ワークフローでは、上に例を挙げた「メールの自動送信」以外にも、出来ることがあります。以下にできることをまとめました。

メールアラート:社内外の方に、用意しておいたテンプレートメールを自動送信します。
Todoの作成:Todoを自動的に作成します。
項目自動更新:セールスフォースの一意の項目を自動更新します。
アウトバウンドメッセージ:外部サービスなどに指定した項目情報を自動送信します。

これら4つは、ワークフローアクションと呼ばれます。
「こういうのも自動化したい」と考える際には、この4つの手法から実現を考えましょう。

 

<ワークフローアクションはいつ発動する?>

上記に挙げた4つのアクションが「いつ発動するのか」を定義するのが、

ワークフロールールタイムトリガーというものです。2つのうち、どちらかが引き金を引き、アクションは起きます。

ワークフロールールは、作成者が定義することが出来ます。

例えば、「部下の商談が更新されるたびに通知をするワークフロー」を作成するならば、部下の商談フェーズ項目の更新をワークフロールールとして設定します。すると、この定義に従って、ワークフローアクションは動きます。

 

タイムトリガーによるワークフローは、その名の通り「時間を基準にして」発動されます。最初の「契約期限が切れそうな案件」がこれにあたります(例では、3日前となっていますが、基準日時の後にも設定可能です)。

ここまできて、「単純なワークフロールールじゃないと、アクションは発動出来ないのか」と考えた方もいるかもしれません。
実は、ワークフロールールは、いくつかの条件を組み合わせて作ることもできます

例えば、「担当者が自分で、確度が60%以上の商談のみ、期日の3日前に上司にメール通知をする」ワークフローを作ることが可能です。このワークフローの中には「担当者が自分」かつ「確度>60%」かつ「期日の三日前」という条件が含まれています。
つまり、条件が複数あるワークフロールールも作成することが可能なのです。

 

<同レコードで何回もワークフローアクションを行うには?>

ワークフロールールでは、「アクションを起こすのは、1回で良いのか、それとも、レコードが更新されるたびに行うのか」という評価設定ができます。

例えば、「部下の商談が作成された時のみ、メール通知が欲しい」場合は、ワークフロールールを「作成されたとき」に設定します。

一方で、「部下の商談が更新されるたびに、メール通知をしてほしい」場合は、ワークフロールールを「作成されたとき、および編集されるたび」もしくは「作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき」に設定します。

したがって、同レコードに対して複数回のワークフローアクションをするには、ワークフロールールで設定しなければなりません。ワークフロールールは、設定を間違えると、ワークフローが動かないだけではなく、複数回のアクションを招くことがあるので、注意しましょう。

 

<ワークフローが動かないのはなぜ?>

ワークフローの作成を終えても、ワークフローアクションが起きないことがあります。
その際には、以下のチェックリストに沿って確認しましょう。

□ワークフローが「有効化」されていますか
□ワークフロールールの評価設定は正しいですか
□ワークフローアクションの対象項目のAPIは正しいですか
□ワークフロールールの条件は正しいですか(数式の場合は、正しい数式ですか)

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