もう一度確認したい!セールスフォースのアクセス権限構造

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管理者として、「データの管理」は大きな使命でしょう。
セールスフォースでは、外部から社内のデータを守ってくれますが、社員のデータアクセスを防ぐのは、管理者の仕事となります。
たとえば、部長が見れるデータ範囲をすべての社員が見れたら、混乱になりますよね。管理者は、この混乱を防ぐために、存在するデータを柵で囲って、「社員のアクセスを防ぐ(社員に見せないようにする)」わけです。

そのために、管理者の方は一度、データアクセス権限について学習したでしょう。しかし、「もう一度、確認したい」と思う方も多いのではないでしょうか。
今回は、管理者の方の確認用(または、管理者になろうとしている方の勉強用)として、アクセス権限の構造について説明します。
下の図が、アクセス権限の構造を表しています。
*この図は、「組織の共有設定」の内に、非公開・公開(参照のみ)のオブジェクトがある場合の図です(ベースとなるアクセス範囲では、見れない情報がある場合の図)。

SFAコンテンツ

この図は、矢印の方向に進むにつれて、アクセスできる範囲が広くなっていくことを示しています。
したがって、「組織の共有設定」では制限が最も強く、「共有の直接設定」を施しているユーザは、もっともアクセス範囲が広いということになります。
では、矢印の順を追って確認していきましょう。

①組織の共有設定
組織の共有設定は、一言で言えば「どのユーザも持つデフォルトの権利」です。この設定がベースとなっていくので、見られる情報が最も少ない社員を想定して、このベースを作っていきます。

②ロール階層
ここからは、「例外的にアクセス権を付与する」という認識でいると、記憶にとどまりやすいかもしれません。「例外的」というのは、「組織の共有設定」のベースを脱することから、そう呼んでいます。
したがって、「組織の共有設定」から脱するときは必然的に、「例外的」に見える範囲を拡大しなければいけないとき、ということになります。
「例外的」に見える範囲を広めなければいけないとき、の一つに相当するのが、ベースとされている人間より、上の立場にあるときです。
「ロール階層」というのは、社内での階層を、そっくりそのままシステム上につくり、その階層に応じた範囲の情報にアクセスできるようにするものです。
たとえば、課長は、担当課内の情報のみすべて見れますが、部長は、課を含めた担当部内の情報がすべて見れます。
このように、社内の階層に応じて、データのアクセス範囲を制限するものを「ロール階層」といいます。

③共有ルール

「例外的」に見える範囲を広めなければいけないときは、ほかにもあります。その一つが、役職を飛び越えて、プロジェクトチームなどの「チーム」として動くときです。
「共有ルール」では、そのような「例外的」な状況においてアクセス権を開放します。開放する先は、編成されたセールスフォース上の「チーム」です。
チームメンバーである個人に対して、アクセス権を解放するわけではないので、メンバーは「チーム」として活動する際に、必要な情報にしかアクセスできません。

④共有の直接設定

「共有の直接設定」は、特定の個人に対して、アクセス権限を開放します。
たとえば、次のようなときに用います。「違う部署の人間に、一時的に自分たちの部署(もしくは自分自身)の情報を見てもらう」ケースや「急に欠席した社員のデータに、一時的にアクセスする」ケースです。
両ケースともに「一時的」という言葉が共通しているのが見て取れます。設定としては、ずっと、特定の個人に付与したアクセス権を持たせておくことは可能です。
しかし、組織上、継続してこの共有設定をしておく必要はないでしょう。「共有の直接設定」で定義できるアクセス範囲は、人によっては、かなり広いものです。「一時的」な事態が収束したら、その時点でこの設定を解くことをお勧めします。
また、この設定によりアクセス可能となる範囲は、「所有者の階層」次第で決定します。所有者が自分より下の階層のレコードであれば、閲覧可能ですが、所有者が自分より上の階層の場合、「共有の直接設定」でも、そのレコードを見ることはできません。

以上、4つのアクセス制限について説明してきました。管理者として、無闇にアクセス範囲を広げるのは、とても怖いことです。しかし、時と場合によっては、アクセス範囲の拡大が新たなチャンスを生むことも珍しくありません。
「今回の要望であれば、どういうアクセス範囲が望ましいか」を考えながら、権限を付与すると良いでしょう。

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