セールスフォースにデータをインポートする2つの手段

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今まで使ってきたデータを、セールスフォースにインポートする際、手段が二つあります。それが、「インポートウィザード」「データローダ」です。
今回の記事は、「いったい何が違うのか?」と思われた方や、「インポートするときだけ使う」と考えている方必見です。
では、それぞれで出来ること・出来ないことなど、概要を説明します。

 

【インポートウィザード】
インポートウィザードは、セールスフォース上のツールなので、インストールする必要はありません。インポートしたいデータを(セールスフォースに合わせた形で)用意したら、すぐに始められるのが特徴です。
インポートウィザードを使用するメリットは、大きく二つあります。
一つは、既にセールスフォースに入っているデータとの重複を避けてくれる点です。インポートする際に、重複を確認する項目を指定します。そして、その項目と一致した内容のものがあれば、上書き、もしくは、インポートしない仕組みになっています。
もう一つのメリットは、ワークフロールールをトリガさせることが出来る点です。たとえば、取引先責任者の誕生日に必ずメールを送る、というワークフローがある場合、インポートしたデータにも、そのワークフローを適応させることが出来ます(もちろん、作動させないことも可能です)。
このように、大きなメリットのあるインポートウィザードですが、一方で、出来ないこともいくつかあります。
たとえば、一回にインポートできるデータ量は50000件未満なので、大量インポートを検討している場合には、不向きでしょう。また、インポートウィザードでは、「商談」「ケース」「商品」データをインポートすることが出来ません。

 

【データローダ】
一方で、データローダは、インポートウィザードの出来ないところをカバーできる「アプリケーション」です。一度、PCにインストールすることで使用できるようになります。
データローダを使用するメリットは、大きく四つです。
そのうちの二つは、インポートウィザードでは出来ない範囲のものです。一回のインポートデータ量は500000件まで、「商談」などを含む、すべてのオブジェクトに対応しています。
また、データローダでは、いつインポートするかのスケジュールを設定できます。セールスフォースを運営していると、ワークフローや会社の都合などで、作業時間内のインポートが、都合が悪い場合があります。その際に、このスケジュール機能を使うと良いかも知れません。
四つ目のメリットは、データローダはインポートに限らず、エクスポートや一括削除にも活用できる点です。セールスフォースで記録してきたものを、別の自社システムなどに移したりする際に、エクスポートが出来るのは便利でしょう。また、一括削除は、セールスフォース内にあるデータを指定して、一括削除することです。たとえば、定期的に1年以上「見込み客」にならなかったリストは、削除するという時に便利です。
このように、データローダでは、インポートウィザードで出来なかった範囲をカバーすることができますが、一方で、インポートウィザードのメリットとしていた以下の二点が行えません。
・項目の重複回避
・ワークフロールールの実行選択
このように、インポートウィザードよりも出来ることの幅は広いですが、データローダの出来ないことはインポートウィザードが補っています。

 

以上が、セールスフォースにデータインポートする2つの手段でした。
インポートウィザード・データローダ共にメリットがあり、ケースに応じた使い分けが必要でしょう。
また、いずれの際にも、既にあるワークフローやインポートするファイルには気を配る必要があります。それらを考慮したうえで、インポート実行に移りましょう。

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