入力の手間を省く 「選択リスト」の活用法

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SFAツールで最も大きな課題の一つ。それが「定着化」です。

 

「入力する項目量が多い」

「何度やっても入力する場所・内容を間違える

「今まで頻繁に入力してなかったので、業務量が増える」

 

など、現場からの非難の声が多かったり、

データ入力が思ったほどうまくされていないケースも目立ちます。

このようなケースに多くの解決策が示されてきていますが、今回は「選択リスト」項目の有効活用によって、「定着化」を支援していく方法をご紹介します。

 

①「選択リスト」項目の特性

そもそも、「選択リスト」項目を作成する時点で、営業社員にとってはありがたいといえます。

「選択リスト」項目は、入力する必要をなくし、あるものの中から選ぶだけの項目です。

言い換えれば、クリックだけで処理できる項目なのです。

入力するのが大変なのであれば、出来るだけこの「選択項目」を増やすことが、ユーザ満足度アップにつながるのではないでしょうか。

 

②制御・連動の関係

「選択リスト」項目は、同じ「選択リスト」項目同士で関係を結ぶことができます。

 

「関係を結んで一体何の意味があるのか?」

と思われた方もいるかもしれません。

 

簡単に言えば、さらに入力する負担を減らすため、です。

制御と連動の関係は、制御された項目から選んだ一意のものに従い、もう一方の選択リスト項目の中身が限定されます。

例えば、

物件情報の希望条件などが想像しやすいかもしれません。

物件の希望条件項目で「ペット可」を選択すると、

ペット項目自体が選択できるようになり、そこから「犬、猫、鳥...」などを選択できるようになります。

 

他にも、問い合わせがどこから来たのかを判別する際、

問い合わせ経由項目で「紹介」を選択すると、

経由詳細項目で「友人、取引先の紹介、親類...」など、誰に紹介されたのか絞る項目として機能します。

 

このように、制御・連動項目は、

一方の選択リストで選んだものに従って、

①表示非表示②要素限定を行う関係なのです。

 

この関係を設定すれば、関係のない項目の中から選択する必要もありませんし、そもそも選択する必要がない項目なのであれば、「入力できない」状態にすることが出来ます

これにより、入力ミスや負担を減らすことが出来るのです。

 

③注意点

ここまで、選択リストの良い点を並べてきましたが、「選択リスト」項目作成の際には、気をつけなければならないことがあります。

それは、数値計算が出来ないということです。

 

セールスフォースの導入目的は、多くの場合、データの集計・分析です。

しかし、いざ集計してみたら集計項目に計算が反映されない、というケースが生じる企業も少なくないようです。

この要因の一つに、集計するはずの項目を「選択リスト」項目で作成していた、ということがあります。

選択リスト項目でも、文字列としてであれば数式に使えますが、数値計算はデータ型を「数値」で作成する必要があります

この点は十分注意しておいた方が良いでしょう。

 

 

以上、注意点はありますが、選択リスト項目の有効活用は、セールスフォースの定着につながります。

定着化のため、社員に「入力の量を減らす」「入力を楽にさせる」ことを考えた時、「選択リスト」項目は、「クリックで済む」あるいは、「不要な選択肢を外す」などの工夫が出来ます

 

「選択リスト」項目の有効活用、という点から「定着化」を考えてみると、新しい策が生まれるかもしれませんね。

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