意外と知られていない!特定の日付をベースにワークフローを動かすには

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セールスフォースのワークフローをお使いの際、下記のような悩みはありませんか。

 

「○日にアラートを飛ばしたいのに、○日という時間ベースのワークフローがない!」

 

セールスフォースの標準設定では、

基準日の前後の日程にしかワークフローを動かせません

しかし、実は「○日にアラートをとばしたい」という願望をかなえることは可能です。

 

下記では、ワークフローの作成に+(プラス)1工程を加えることで、

「日付指定」のワークフローを可能にする方法をご紹介します。

 

【日付指定のワークフロー作成方法】

 

STEP1 数式を作る

早速ですが、ここが+1工程の部分です。

ワークフローを日付指定で動かすには、

「数式項目」を「日付(日付/時間)」の戻り値で作成する必要があります。

この「数式項目」はタイムトリガーとして設定される項目で、

いわば「○日にアラートを飛ばしたい!」の「○日」を設定するための項目です。

 

具体的な数式は下記のとおりです。

 

【具体的な日付指定の場合】

DATE( YEAR( 2016 ), MONTH( 10 ) , 21) 

*この場合、2016年の10月21日にアラートを飛ばすことになります。

 

【作成日の翌月1日の場合】

DATE( YEAR( createday), MONTH( createday +1) ,1 ) 

*このようにMONTH()に+1をすることで一か月後、ということが定義されます。

他の日付でも同様の数式で対応できます。

 

 

STEP2 ワークフロールールを作る

ここからは、通常のワークフロー作成の手順と同様です。

設定>作成>ワークフローと承認申請>ワークフロールール>新規

 

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」時の前提条件を定義します。例えば、

「入金管理で、請求書を発行した状態のものは○日にアラートを飛ばしたい」

という場合、請求書が「発行」の状態のものだけを対象にする必要があります。

 

設定は、ルール条件のセクションで、既にセールスフォース内に存在する項目から設定していきます。

 

STEP3 タイムトリガー/ワークフローアクションを設定する

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」の「アラート」の部分を設定し、実際に動くようにします。

 

具体的な手順は、

時間ベースのアクションにある「タイムトリガの追加」を選択します。

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「タイムトリガー」となる項目を選択します。

ここでは、STEP1で作成した数式を基準として作成します。

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*設定する際、「日」から「時間」へ変更します。

指定した日時の何時ごろにアラートを飛ばすのか、設定しましょう。

 

その後、先ほどと同様「時間ベースのワークフロー」から、アクションを選択します。

*「メールアラート」の場合、事前に配信予定のメールテンプレートの作成が必要です。

 

 

このように、ワークフローを日付指定で動かす場合、

数式を作成するという1工程を加える必要があります。

しかし、上記のルールを知っておけば、5分ほどで作成出来るでしょう。

 

ワークフローをもっと使いこなして、項目入力の手間をどんどん省略していきましょう。

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