知らないと活用できない!リードを商談化させる際に「気をつけるべきこと」

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「リード(お問い合わせ)」から「商談」に更新する場合、気をつけなければならないことがいくつかあります。

しかし、セールスフォースを使い始めて間もない場合、それに気づかず運用を進めてしまうケースが多いかもしれません。
下記のことに気をつけないと、商談の管理をするためのツールが、逆に商談の状況を「あやふや」にする危険性があります。

「リード」から「商談」に移行する際に、主に気をつけなければいけないことは、この3つです。

①リードは、「取引の開始」を押すと、リードからレコードがなくなる

②リードだったときのデータとして取り出したい場合、履歴レポートとして抽出する必要がある

③「Web to リード」によって、Webからの問い合わせを管理している場合、入力されていない項目が多いかもしれない

 

<①リードがレコードから消える?>
「取引の開始」を押すと、リードの中からレコードがなくなります。これは、リードレコードが削除された、というより、「商談」や「取引先」のそれぞれふさわしい項目に移動したという意味です。
なので、これを知らないと、昨日まであったはずのレコードが見えなくなり、まるで「レコードが突然消えた」かのようなパニックになりかねません。

「リード」の中でデータを管理したい場合、リードレコードを複製した後に「取引の開始」をすることをお勧めします。
リードレコードの複製は、「コピー」のボタンを押して、そのまま保存するだけです。

 

<②履歴から過去のリードレコードを見る>
①の通り、リードは一度「取引の開始」をしてしまうと、「リード」からレコードが移行します。
では、過去の「リードを受けたときの状態(リードソースや、リード状況)」を見るときは、どのような手法をとればよいのでしょうか。

実は、過去のリードレコードを見る際は、レポートから「リード履歴」を抽出してみることが出来ます
手順としては、「レポート」を開き、レポートタイプから「リード履歴」を選択して作成していきます。
クリック&ドロップのみで作成できるので、作業時間はそれほどかからないでしょう。

しかし、読者の皆さんの中には「履歴を見てどうするの?」と考えている方もいるのではないでしょうか。
リードの「履歴」を見ることで、たとえば以下のようなことがわかります。

例)「hot」の状態から商談化したリードは、ほぼ100%の形で成立しなければならないのに、実は8割くらいしか成立にいたっていないことがわかった

この場合、もう少し「hot」としているボーダーをあげる施策をうてます。もしくは、「hot」が成立しない裏には、なにがあるのかを探る動きができます。
つまり、リードの商談化傾向を知れる点に、大きなメリットがあります。

 

<③Web to リードを使用している場合に特に多い!空白の多いデータ>
「Web to リード」に特に多い「気をつけるべきこと」。
それは「Web to リード」の場合、リードの項目情報が少ないまま商談化することがあるということです。

「いったい何が問題なのか」と思われる方もいるかもしれませんが、これはSFA/CRMの機能をフルに活用している状態ではないことに問題があります。

Webからの問い合わせにおいて、すべてを必須項目にすると、問い合わせが減少する傾向にあるため、必須項目数は最低限の数に設定している企業が多いでしょう。
そのため、得られる情報が少なく、リードの時点ではあまり多くの情報がありません。

しかし、それ自体に問題があるわけではなく、問題はここからです。

情報が少ないまま商談化したら、データはそれぞれ「取引先」「商談」「取引先責任者」に割り振られます。
その先、商談がスムーズに流れてクロージングをする前に、たとえば以下のようなことを忘れがちです。

・取引先の会社情報がない(住所、電話番号、Webサイト情報)
・取引先責任者の部署がどこなのか記録されていない

これらが、問題となりうる点です。
「商談」に関しては、営業の方が記録してくれることが多いでしょうから、「取引先」「取引先責任者」で上記のような問題が発生しやすくなります。
会社情報が少なかったり、取引先責任者の情報がなかったりすれば、属人的なデータの持ち方になってしまい、SFA/CRMを使っている意味が薄れてしまいます

なので、「Web to リード」を使っている企業は特に、データの空白を埋めるよう努めることが大事でしょう。

 

以上が、リードレコードを商談化する際に「気をつけなければいけないこと」でした。
抜け・漏れがないように、しっかりと、全社的に確認しておく必要があるでしょう。

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