これを見ればわかる!セールスフォースの基本ワークフロー

これを見ればわかる!セールスフォースの基本ワークフロー

<ワークフローとは?>

ワークフローは、簡単にいえば、「本来手作業でやるものを、自動化する仕組み」です。

具体例として、「契約期限が切れそうな案件」を挙げてみます。
ある企業では、契約期限が切れそうな案件は、期限の3日前までに「契約更新のご案内」を顧客に送るようにしています。

しかし、抱えている顧客数に対して、社員が一人一人に通知を作成していては、効率が良くありません。
そこで、「契約期限の3日前にメールが自動送信される」ワークフローを作成します。

これによって、契約成立時に期限日さえ入力していれば、「契約更新のご案内」が自動的に顧客に送られます。
このように、ワークフローは作業を自動化し、業務の効率化を図ります。

<ワークフローで何ができる?>

ワークフローでは、上に例を挙げた「メールの自動送信」以外にも、出来ることがあります。以下にできることをまとめました。

メールアラート:社内外の方に、用意しておいたテンプレートメールを自動送信します。
Todoの作成:Todoを自動的に作成します。
項目自動更新:セールスフォースの一意の項目を自動更新します。
アウトバウンドメッセージ:外部サービスなどに指定した項目情報を自動送信します。

これら4つは、ワークフローアクションと呼ばれます。
「こういうのも自動化したい」と考える際には、この4つの手法から実現を考えましょう。

<ワークフローアクションはいつ発動する?>

上記に挙げた4つのアクションが「いつ発動するのか」を定義するのが、

ワークフロールールタイムトリガーというものです。2つのうち、どちらかが引き金を引き、アクションは起きます。

ワークフロールールは、作成者が定義することが出来ます。

例えば、「部下の商談が更新されるたびに通知をするワークフロー」を作成するならば、部下の商談フェーズ項目の更新をワークフロールールとして設定します。すると、この定義に従って、ワークフローアクションは動きます。

タイムトリガーによるワークフローは、その名の通り「時間を基準にして」発動されます。最初の「契約期限が切れそうな案件」がこれにあたります(例では、3日前となっていますが、基準日時の後にも設定可能です)。

ここまできて、「単純なワークフロールールじゃないと、アクションは発動出来ないのか」と考えた方もいるかもしれません。
実は、ワークフロールールは、いくつかの条件を組み合わせて作ることもできます

例えば、「担当者が自分で、確度が60%以上の商談のみ、期日の3日前に上司にメール通知をする」ワークフローを作ることが可能です。このワークフローの中には「担当者が自分」かつ「確度>60%」かつ「期日の三日前」という条件が含まれています。
つまり、条件が複数あるワークフロールールも作成することが可能なのです。

<同レコードで何回もワークフローアクションを行うには?>

ワークフロールールでは、「アクションを起こすのは、1回で良いのか、それとも、レコードが更新されるたびに行うのか」という評価設定ができます。

例えば、「部下の商談が作成された時のみ、メール通知が欲しい」場合は、ワークフロールールを「作成されたとき」に設定します。

一方で、「部下の商談が更新されるたびに、メール通知をしてほしい」場合は、ワークフロールールを「作成されたとき、および編集されるたび」もしくは「作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき」に設定します。

したがって、同レコードに対して複数回のワークフローアクションをするには、ワークフロールールで設定しなければなりません。ワークフロールールは、設定を間違えると、ワークフローが動かないだけではなく、複数回のアクションを招くことがあるので、注意しましょう。

<ワークフローが動かないのはなぜ?>

ワークフローの作成を終えても、ワークフローアクションが起きないことがあります。
その際には、以下のチェックリストに沿って確認しましょう。

□ワークフローが「有効化」されていますか
□ワークフロールールの評価設定は正しいですか
□ワークフローアクションの対象項目のAPIは正しいですか
□ワークフロールールの条件は正しいですか(数式の場合は、正しい数式ですか)

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。
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