セールスフォースのワークフローをお使いの際、下記のような悩みはありませんか。

「○日にアラートを飛ばしたいのに、○日という時間ベースのワークフローがない！」

セールスフォースの標準設定では、

基準日の前後の日程にしかワークフローを動かせません。

しかし、実は「○日にアラートをとばしたい」という願望をかなえることは可能です。

下記では、ワークフローの作成に＋（プラス）1工程を加えることで、

「日付指定」のワークフローを可能にする方法をご紹介します。

【日付指定のワークフロー作成方法】

STEP１　数式を作る

早速ですが、ここが＋１工程の部分です。

ワークフローを日付指定で動かすには、

「数式項目」を「日付（日付/時間）」の戻り値で作成する必要があります。

この「数式項目」はタイムトリガーとして設定される項目で、

いわば「○日にアラートを飛ばしたい！」の「○日」を設定するための項目です。

具体的な数式は下記のとおりです。

【具体的な日付指定の場合】

DATE( YEAR( 2016 ), MONTH( 10 ) , 21) 

＊この場合、2016年の10月21日にアラートを飛ばすことになります。

【作成日の翌月1日の場合】

DATE( YEAR( createday), MONTH( createday +1) ,1 ) 

＊このようにMONTH（）に+1をすることで一か月後、ということが定義されます。

他の日付でも同様の数式で対応できます。

STEP２　ワークフロールールを作る

ここからは、通常のワークフロー作成の手順と同様です。

設定＞作成＞ワークフローと承認申請＞ワークフロールール＞新規

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」時の前提条件を定義します。例えば、

「入金管理で、請求書を発行した状態のものは○日にアラートを飛ばしたい」

という場合、請求書が「発行」の状態のものだけを対象にする必要があります。

設定は、「ルール条件」のセクションで、既にセールスフォース内に存在する項目から設定していきます。

STEP３　タイムトリガー/ワークフローアクションを設定する

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」の「アラート」の部分を設定し、実際に動くようにします。

具体的な手順は、

①時間ベースのアクションにある「タイムトリガの追加」を選択します。

②「タイムトリガー」となる項目を選択します。

ここでは、STEP１で作成した数式を基準として作成します。

＊設定する際、「日」から「時間」へ変更します。

指定した日時の何時ごろにアラートを飛ばすのか、設定しましょう。

③その後、先ほどと同様「時間ベースのワークフロー」から、アクションを選択します。

＊「メールアラート」の場合、事前に配信予定のメールテンプレートの作成が必要です。

このように、ワークフローを日付指定で動かす場合、

数式を作成するという１工程を加える必要があります。

しかし、上記のルールを知っておけば、５分ほどで作成出来るでしょう。

ワークフローをもっと使いこなして、項目入力の手間をどんどん省略していきましょう。