意外と知られていない!特定の日付をベースにワークフローを動かすには

意外と知られていない!特定の日付をベースにワークフローを動かすには

セールスフォースのワークフローをお使いの際、下記のような悩みはありませんか。

「○日にアラートを飛ばしたいのに、○日という時間ベースのワークフローがない!」

セールスフォースの標準設定では、

基準日の前後の日程にしかワークフローを動かせません

しかし、実は「○日にアラートをとばしたい」という願望をかなえることは可能です。

下記では、ワークフローの作成に+(プラス)1工程を加えることで、

「日付指定」のワークフローを可能にする方法をご紹介します。

【日付指定のワークフロー作成方法】

STEP1 数式を作る

早速ですが、ここが+1工程の部分です。

ワークフローを日付指定で動かすには、

「数式項目」を「日付(日付/時間)」の戻り値で作成する必要があります。

この「数式項目」はタイムトリガーとして設定される項目で、

いわば「○日にアラートを飛ばしたい!」の「○日」を設定するための項目です。

具体的な数式は下記のとおりです。

【具体的な日付指定の場合】

DATE( YEAR( 2016 ), MONTH( 10 ) , 21) 

*この場合、2016年の10月21日にアラートを飛ばすことになります。

【作成日の翌月1日の場合】

DATE( YEAR( createday), MONTH( createday +1) ,1 ) 

*このようにMONTH()に+1をすることで一か月後、ということが定義されます。

他の日付でも同様の数式で対応できます。

STEP2 ワークフロールールを作る

ここからは、通常のワークフロー作成の手順と同様です。

設定>作成>ワークフローと承認申請>ワークフロールール>新規

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」時の前提条件を定義します。例えば、

「入金管理で、請求書を発行した状態のものは○日にアラートを飛ばしたい」

という場合、請求書が「発行」の状態のものだけを対象にする必要があります。

設定は、ルール条件のセクションで、既にセールスフォース内に存在する項目から設定していきます。

STEP3 タイムトリガー/ワークフローアクションを設定する

ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」の「アラート」の部分を設定し、実際に動くようにします。

具体的な手順は、

時間ベースのアクションにある「タイムトリガの追加」を選択します。

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「タイムトリガー」となる項目を選択します。

ここでは、STEP1で作成した数式を基準として作成します。

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*設定する際、「日」から「時間」へ変更します。

指定した日時の何時ごろにアラートを飛ばすのか、設定しましょう。

その後、先ほどと同様「時間ベースのワークフロー」から、アクションを選択します。

*「メールアラート」の場合、事前に配信予定のメールテンプレートの作成が必要です。

このように、ワークフローを日付指定で動かす場合、

数式を作成するという1工程を加える必要があります。

しかし、上記のルールを知っておけば、5分ほどで作成出来るでしょう。

ワークフローをもっと使いこなして、項目入力の手間をどんどん省略していきましょう。

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。
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