意外と知られていない!特定の日付をベースにワークフローを動かすには

セールスフォースのワークフローをお使いの際、下記のような悩みはありませんか。
「○日にアラートを飛ばしたいのに、○日という時間ベースのワークフローがない!」
セールスフォースの標準設定では、
基準日の前後の日程にしかワークフローを動かせません。
しかし、実は「○日にアラートをとばしたい」という願望をかなえることは可能です。
下記では、ワークフローの作成に+(プラス)1工程を加えることで、
「日付指定」のワークフローを可能にする方法をご紹介します。
【日付指定のワークフロー作成方法】
STEP1 数式を作る
早速ですが、ここが+1工程の部分です。
ワークフローを日付指定で動かすには、
「数式項目」を「日付(日付/時間)」の戻り値で作成する必要があります。
この「数式項目」はタイムトリガーとして設定される項目で、
いわば「○日にアラートを飛ばしたい!」の「○日」を設定するための項目です。
具体的な数式は下記のとおりです。
【具体的な日付指定の場合】
DATE( YEAR( 2016 ), MONTH( 10 ) , 21)
*この場合、2016年の10月21日にアラートを飛ばすことになります。
【作成日の翌月1日の場合】
DATE( YEAR( createday), MONTH( createday +1) ,1 )
*このようにMONTH()に+1をすることで一か月後、ということが定義されます。
他の日付でも同様の数式で対応できます。
STEP2 ワークフロールールを作る
ここからは、通常のワークフロー作成の手順と同様です。
設定>作成>ワークフローと承認申請>ワークフロールール>新規
ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」時の前提条件を定義します。例えば、
「入金管理で、請求書を発行した状態のものは○日にアラートを飛ばしたい」
という場合、請求書が「発行」の状態のものだけを対象にする必要があります。
設定は、「ルール条件」のセクションで、既にセールスフォース内に存在する項目から設定していきます。
STEP3 タイムトリガー/ワークフローアクションを設定する
ここでは、「○日にアラートを飛ばしたい」の「アラート」の部分を設定し、実際に動くようにします。
具体的な手順は、
①時間ベースのアクションにある「タイムトリガの追加」を選択します。
②「タイムトリガー」となる項目を選択します。
ここでは、STEP1で作成した数式を基準として作成します。
*設定する際、「日」から「時間」へ変更します。
指定した日時の何時ごろにアラートを飛ばすのか、設定しましょう。
③その後、先ほどと同様「時間ベースのワークフロー」から、アクションを選択します。
*「メールアラート」の場合、事前に配信予定のメールテンプレートの作成が必要です。
このように、ワークフローを日付指定で動かす場合、
数式を作成するという1工程を加える必要があります。
しかし、上記のルールを知っておけば、5分ほどで作成出来るでしょう。
ワークフローをもっと使いこなして、項目入力の手間をどんどん省略していきましょう。