セールスフォースのChatterってなに?使い方や機能性を徹底解説

セールスフォースのChatterってなに?使い方や機能性を徹底解説

セールスフォースのChatterってなに?使い方や機能性を徹底解説
現在、多くの企業で社内コミュニケーションの生産性の低さが問題視されています。その社内問題を解決する手段として、クラウド型のソーシャルネットワークサービスであるChatter(チャター) に大きな注目が集まっています。実際に、セールスフォースの入り口として、Chatterを利用される方も多いでしょう。

あなたは、Chatterを利用することで、社内コミュニケーションをスムーズにできているでしょうか?もし、手元にChatterがあるものの、今ひとつ使い方がわからないと悩んでいるのなら、どんなシステムなのか知ることから始めてみましょう。今回は、Chatterとは、どんなものなのか概要や特徴、機能性について、詳しく解説していきます。



Chatter(チャター) って、なに?大切な基礎知識

すでに世の中には、数多くの社内コミュニケーションツールが出回っています。数あるシステムの中で、Chatterを意図的に選ぶ理由は、なんなのでしょうか?ここでは、Chatterとは、どのようなシステムなのか基礎知識として知っておくと良いことを確認していきます。

Chatterとは?

必要なデータに自由自在にアクセスし、情報を共有するために開発されたクラウド型のソーシャルネットワークサービスをChatterといいます。Chatterは、株式会社セールスフォース・ドットコムが開発した製品で、社内コミュニケーションを大幅に改善するためのツールとして、多くの企業に愛用されています。

Chatterを導入すると、どうなるの?

Chatterには、さまざまな機能が搭載されていますが、社内に導入するとどんなことが実現できるのでしょうか?私たちが頻繁に利用している機能は、下記のようなものです。

注目したい情報をすぐにフォローする

Chatterを利用すれば、自分が知りたいと思う情報や必ず確認すべき情報をなんでもフォローできます。今までならAさんの資料を確認しないといけないけど、Bさんのスケジュールも調整しなないといけないという状況になったとき、うっかり忘れてしまうこともあったかもしれません。

しかし、Chatterがあれば、あらゆる情報をフォローできるため、だれかに情報を伝え忘れたり、資料を確認し忘れたり、データを更新し忘れたりすることがありません。

グループ内でコミュニケーションができる

Chatterは、名前の通り、グループ内でチャットによるコミュニケーションができます。口頭で伝えたうえで、Chatter上にすべて記録しておけば、社内で「言った。言わなかった。」などのトラブルを未然に防げます。

あらゆる業務内容をChatter上で共有することで、すべての物事をテキストで記録しておけるため、仕事の進捗を管理しやすくなります。

Chatterの使い方を15分で理解しよう!

これからChatterを使って社内問題を改善していきたい方は、下記の動画を閲覧してください。この動画を閲覧すれば、たった15分でChatterの基本的な使い方がわかるようになります。

セールスフォースの入り口として、Chatterを利用される方も多いでしょう。
Chatterの基本的な機能は以下の6つに集約されます。

<投稿/コメント/いいね>

Chatterの最も基本的な機能です。Twitterなどを使用している方は、直感的に操作できるかもしれません。多方面への情報発信をするのが、Chatterの基本的な機能です。
たとえば、「明日は10時半から新宿で取引先と打ち合わせです」のような投稿は一般的でしょう。
また、誰かの投稿に対して、なんらかのリアクションをしたい際に行うのが、「コメント」と「いいね」です。
たとえば、「明日は10時半から新宿で取引先と打ち合わせです」の投稿に対して、「私も同伴します」のようなコメントを残したり、「いいね」ボタンを押したりします。
会社によっては、「いいね」は少しフランクすぎるから使いたくない、という会社もあるかも知れません。

しかし、「いいね」は、社内ルールを設けて使用すれば、効果があります。たとえば、「いいね」を押したときは、少し返事を待ってほしいというニュアンスをもつ、などという社内ルールです。

<グループの作成>

グループは、社内に限らず、顧客に対して作ることも可能です。グループを作成すると、ユーザを招待するステップから始まります。
招待後、ユーザはそのグループに関する話題をまとめて閲覧できたり、管理出来たりします。
社内であれば、プロジェクトチームや部署ごとに作成したり、同僚だけのグループを作って、社内コミュニケーションの円滑化を図ることができます。
顧客であれば、やりとりが可視化できる、ファイルがまとめて管理できるというようなメリットがあります。また、顧客は招待されたグループの範囲しか見れないので、セキュリティ面の心配は要りません

<投稿に関するセキュリティ>

Chatter内の投稿は、基本的にフォローしているユーザのものであれば閲覧可能です。
しかし、社内の階層上、部下には見せられない内容などもあるでしょう。その際に、Chatterでは、セキュリティをかけることが出来ます。
セキュリティのかけ方は、プロファイルによる設定や権限セットによる設定が出来ます。
どちらもセールスフォースの設定部分で、該当項目をチェックすれば簡単に設定できます。
(詳しくは、セキュリティ設定についての記事に記載しています)

<メール通知とメール投稿>

Chatterの通知をセールスフォース外から受け取りたい際に、メールでの通知が可能になっています。フォローしているユーザの新しい投稿や、自分の投稿に対するコメントが来たときに、メール通知がされるように設定できます。
また、セールスフォースにログインせずとも、メールでChatterに投稿が出来る機能があります。
たとえば、Chatter投稿のメール通知が届き、それに対してコメントをしなければならい。このような際に、セールスフォースを開かずとも、メールからそれに対してリアクションをとることが出来ます。

<投稿からTodoを作成>

Chatterでのやり取りの中で、新しく必要な業務が生まれる可能性があります。
たとえば、「この間だめになった商談が、復活して、提案資料を再度作り直したい」という投稿があった際、「商談○○の提案資料作成」という業務が生まれます。
この際、ChatterからTodoを作成することが出来ます
セールスフォースの「商談」からTodo作成をするより、ChatterからTodoを作成するほうがスピーディーで、手間にならないでしょう。

<ファイルの投稿>

Chatterでは、ファイルの共有も可能です。たとえば、「本日の会議資料.pdf」のようなファイルをグループ内で共有する、などということも可能です。
基本的に、ファイルの種類はどのようなものでも可能ですが、容量制限があります
ファイルの容量制限は1ユーザ20MBなので、もし、容量の制限を上げたい方は、セールスフォースのサポートに相談すると良いでしょう。

Chatterで能動的なコミュニケーションを実現しよう

Chatterは、自分が必要な情報を事前にフォローしておかなければ、必要な情報をなにも得ることはできません。そのため、受動的な人は、Chatterの魅力を100%理解することは難しいでしょう。そんな人でも、Chatterを使用して仕事をしていくには、仕事に必要な情報を能動的にフォローしていかなければいけません。

ただ流れてくる情報を閲覧し、タスクとして確認するような仕事の進め方を抜本的に変え、リアルタイム性が高く社員同士のダイレクトなコミュニケーションを実現したいのなら、すぐにChatterを導入しましょう。

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。

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