セールスフォースにデータをインポートする2つの手段

セールスフォースにデータをインポートする2つの手段

今まで使ってきたデータを、セールスフォースにインポートする際、手段が二つあります。それが、「インポートウィザード」「データローダ」です。
今回の記事は、「いったい何が違うのか?」と思われた方や、「インポートするときだけ使う」と考えている方必見です。
では、それぞれで出来ること・出来ないことなど、概要を説明します。



【インポートウィザード】

インポートウィザードは、セールスフォース上のツールなので、インストールする必要はありません。インポートしたいデータを(セールスフォースに合わせた形で)用意したら、すぐに始められるのが特徴です。
インポートウィザードを使用するメリットは、大きく二つあります。
一つは、既にセールスフォースに入っているデータとの重複を避けてくれる点です。インポートする際に、重複を確認する項目を指定します。そして、その項目と一致した内容のものがあれば、上書き、もしくは、インポートしない仕組みになっています。
もう一つのメリットは、ワークフロールールをトリガさせることが出来る点です。たとえば、取引先責任者の誕生日に必ずメールを送る、というワークフローがある場合、インポートしたデータにも、そのワークフローを適応させることが出来ます(もちろん、作動させないことも可能です)。
このように、大きなメリットのあるインポートウィザードですが、一方で、出来ないこともいくつかあります。
たとえば、一回にインポートできるデータ量は50000件未満なので、大量インポートを検討している場合には、不向きでしょう。また、インポートウィザードでは、「商談」「ケース」「商品」データをインポートすることが出来ません。

【データローダ】

一方で、データローダは、インポートウィザードの出来ないところをカバーできる「アプリケーション」です。一度、PCにインストールすることで使用できるようになります。
データローダを使用するメリットは、大きく四つです。
そのうちの二つは、インポートウィザードでは出来ない範囲のものです。一回のインポートデータ量は500000件まで、「商談」などを含む、すべてのオブジェクトに対応しています。
また、データローダでは、いつインポートするかのスケジュールを設定できます。セールスフォースを運営していると、ワークフローや会社の都合などで、作業時間内のインポートが、都合が悪い場合があります。その際に、このスケジュール機能を使うと良いかも知れません。
四つ目のメリットは、データローダはインポートに限らず、エクスポートや一括削除にも活用できる点です。セールスフォースで記録してきたものを、別の自社システムなどに移したりする際に、エクスポートが出来るのは便利でしょう。また、一括削除は、セールスフォース内にあるデータを指定して、一括削除することです。たとえば、定期的に1年以上「見込み客」にならなかったリストは、削除するという時に便利です。
このように、データローダでは、インポートウィザードで出来なかった範囲をカバーすることができますが、一方で、インポートウィザードのメリットとしていた以下の二点が行えません。
・項目の重複回避
・ワークフロールールの実行選択
このように、インポートウィザードよりも出来ることの幅は広いですが、データローダの出来ないことはインポートウィザードが補っています。

以上が、セールスフォースにデータインポートする2つの手段でした。
インポートウィザード・データローダ共にメリットがあり、ケースに応じた使い分けが必要でしょう。
また、いずれの際にも、既にあるワークフローやインポートするファイルには気を配る必要があります。それらを考慮したうえで、インポート実行に移りましょう。

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。

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