知らないと活用できない!リードを商談化させる際に「気をつけるべきこと」

知らないと活用できない!リードを商談化させる際に「気をつけるべきこと」

「リード(お問い合わせ)」から「商談」に更新する場合、気をつけなければならないことがいくつかあります。

しかし、セールスフォースを使い始めて間もない場合、それに気づかず運用を進めてしまうケースが多いかもしれません。
下記のことに気をつけないと、商談の管理をするためのツールが、逆に商談の状況を「あやふや」にする危険性があります。

「リード」から「商談」に移行する際に、主に気をつけなければいけないことは、この3つです。

①リードは、「取引の開始」を押すと、リードからレコードがなくなる

②リードだったときのデータとして取り出したい場合、履歴レポートとして抽出する必要がある

③「Web to リード」によって、Webからの問い合わせを管理している場合、入力されていない項目が多いかもしれない



<①リードがレコードから消える?>

「取引の開始」を押すと、リードの中からレコードがなくなります。これは、リードレコードが削除された、というより、「商談」や「取引先」のそれぞれふさわしい項目に移動したという意味です。
なので、これを知らないと、昨日まであったはずのレコードが見えなくなり、まるで「レコードが突然消えた」かのようなパニックになりかねません。

「リード」の中でデータを管理したい場合、リードレコードを複製した後に「取引の開始」をすることをお勧めします。
リードレコードの複製は、「コピー」のボタンを押して、そのまま保存するだけです。

<②履歴から過去のリードレコードを見る>

①の通り、リードは一度「取引の開始」をしてしまうと、「リード」からレコードが移行します。
では、過去の「リードを受けたときの状態(リードソースや、リード状況)」を見るときは、どのような手法をとればよいのでしょうか。

実は、過去のリードレコードを見る際は、レポートから「リード履歴」を抽出してみることが出来ます
手順としては、「レポート」を開き、レポートタイプから「リード履歴」を選択して作成していきます。
クリック&ドロップのみで作成できるので、作業時間はそれほどかからないでしょう。

しかし、読者の皆さんの中には「履歴を見てどうするの?」と考えている方もいるのではないでしょうか。
リードの「履歴」を見ることで、たとえば以下のようなことがわかります。

例)「hot」の状態から商談化したリードは、ほぼ100%の形で成立しなければならないのに、実は8割くらいしか成立にいたっていないことがわかった

この場合、もう少し「hot」としているボーダーをあげる施策をうてます。もしくは、「hot」が成立しない裏には、なにがあるのかを探る動きができます。
つまり、リードの商談化傾向を知れる点に、大きなメリットがあります。

<③Web to リードを使用している場合に特に多い!空白の多いデータ>

「Web to リード」に特に多い「気をつけるべきこと」。
それは「Web to リード」の場合、リードの項目情報が少ないまま商談化することがあるということです。

「いったい何が問題なのか」と思われる方もいるかもしれませんが、これはSFA/CRMの機能をフルに活用している状態ではないことに問題があります。

Webからの問い合わせにおいて、すべてを必須項目にすると、問い合わせが減少する傾向にあるため、必須項目数は最低限の数に設定している企業が多いでしょう。
そのため、得られる情報が少なく、リードの時点ではあまり多くの情報がありません。

しかし、それ自体に問題があるわけではなく、問題はここからです。

情報が少ないまま商談化したら、データはそれぞれ「取引先」「商談」「取引先責任者」に割り振られます。
その先、商談がスムーズに流れてクロージングをする前に、たとえば以下のようなことを忘れがちです。

・取引先の会社情報がない(住所、電話番号、Webサイト情報)
・取引先責任者の部署がどこなのか記録されていない

これらが、問題となりうる点です。
「商談」に関しては、営業の方が記録してくれることが多いでしょうから、「取引先」「取引先責任者」で上記のような問題が発生しやすくなります。
会社情報が少なかったり、取引先責任者の情報がなかったりすれば、属人的なデータの持ち方になってしまい、SFA/CRMを使っている意味が薄れてしまいます

なので、「Web to リード」を使っている企業は特に、データの空白を埋めるよう努めることが大事でしょう。

以上が、リードレコードを商談化する際に「気をつけなければいけないこと」でした。
抜け・漏れがないように、しっかりと、全社的に確認しておく必要があるでしょう。

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。

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