入力の手間を省く 「選択リスト」の活用法

入力の手間を省く 「選択リスト」の活用法

SFAツールで最も大きな課題の一つ。それが「定着化」です。

「入力する項目量が多い」

「何度やっても入力する場所・内容を間違える

「今まで頻繁に入力してなかったので、業務量が増える」

など、現場からの非難の声が多かったり、

データ入力が思ったほどうまくされていないケースも目立ちます。

このようなケースに多くの解決策が示されてきていますが、今回は「選択リスト」項目の有効活用によって、「定着化」を支援していく方法をご紹介します。

①「選択リスト」項目の特性

そもそも、「選択リスト」項目を作成する時点で、営業社員にとってはありがたいといえます。

「選択リスト」項目は、入力する必要をなくし、あるものの中から選ぶだけの項目です。

言い換えれば、クリックだけで処理できる項目なのです。

入力するのが大変なのであれば、出来るだけこの「選択項目」を増やすことが、ユーザ満足度アップにつながるのではないでしょうか。

②制御・連動の関係

「選択リスト」項目は、同じ「選択リスト」項目同士で関係を結ぶことができます。

「関係を結んで一体何の意味があるのか?」

と思われた方もいるかもしれません。

簡単に言えば、さらに入力する負担を減らすため、です。

制御と連動の関係は、制御された項目から選んだ一意のものに従い、もう一方の選択リスト項目の中身が限定されます。

例えば、

物件情報の希望条件などが想像しやすいかもしれません。

物件の希望条件項目で「ペット可」を選択すると、

ペット項目自体が選択できるようになり、そこから「犬、猫、鳥...」などを選択できるようになります。

他にも、問い合わせがどこから来たのかを判別する際、

問い合わせ経由項目で「紹介」を選択すると、

経由詳細項目で「友人、取引先の紹介、親類...」など、誰に紹介されたのか絞る項目として機能します。

このように、制御・連動項目は、

一方の選択リストで選んだものに従って、

①表示非表示②要素限定を行う関係なのです。

この関係を設定すれば、関係のない項目の中から選択する必要もありませんし、そもそも選択する必要がない項目なのであれば、「入力できない」状態にすることが出来ます

これにより、入力ミスや負担を減らすことが出来るのです。

③注意点

ここまで、選択リストの良い点を並べてきましたが、「選択リスト」項目作成の際には、気をつけなければならないことがあります。

それは、数値計算が出来ないということです。

セールスフォースの導入目的は、多くの場合、データの集計・分析です。

しかし、いざ集計してみたら集計項目に計算が反映されない、というケースが生じる企業も少なくないようです。

この要因の一つに、集計するはずの項目を「選択リスト」項目で作成していた、ということがあります。

選択リスト項目でも、文字列としてであれば数式に使えますが、数値計算はデータ型を「数値」で作成する必要があります

この点は十分注意しておいた方が良いでしょう。

以上、注意点はありますが、選択リスト項目の有効活用は、セールスフォースの定着につながります。

定着化のため、社員に「入力の量を減らす」「入力を楽にさせる」ことを考えた時、「選択リスト」項目は、「クリックで済む」あるいは、「不要な選択肢を外す」などの工夫が出来ます

「選択リスト」項目の有効活用、という点から「定着化」を考えてみると、新しい策が生まれるかもしれませんね。

SFAの教科書@二階堂
株式会社ベンチャーネットにてコンサルティング問い合わせ窓口を担当している二階堂です。皆様のセールスフォースの導入などのコンサルティングをさせて頂いてます。導入された後の悩みなども受け付けておりますので是非無料ご活用下さい。
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